Eメールの時代はもう終わり?ビジネスでチャットが好まれる理由

Eメールの時代はもう終わり?ビジネスでチャットが好まれる理由

Eメールがデジタルコミュニケーションツールの代表として、個人間だけでなくビジネスシーンでも幅広く利用されるようになって20年以上が経ちました。
20年前は革命的だったEメールですが、既に時代錯誤なコミュニケーションツールだと感じているのはミレニアルズだけではないようです。

常に利便性が追及されるファストペースの世の中では、リアルタイムを重視したチャットが次のコミュニケーションプラットフォームとして支持を得ています。

現在、日本をはじめ海外の多くの先進企業では、企業内のコミュニケーションツールとして、Eメールではなくビジネスチャットが使われるようになってきました。
Eメールよりも速く、電話よりも便利なチャットに魅力を感じているユーザーは多く、現在市場では社内のコミュニケーションを効率的に行うためのさまざまなビジネスチャットアプリが登場しています。

ここでは主に、チャットの優れている点についてご紹介いたします。

ビジネスでチャットを利用すべき最大のメリットとは?

瞬時に会話できる魅力

チャットの最大の魅力は、瞬時に相手とつながってコミュニケーションできるところにあるでしょう。
もちろんこれは電話にも言えることですが、チャットは文字でやり取りしながら、相手とリアルタイムで時間を共有できます。

Eメールは利用しているサーバーの状態によって受信するまでの時間がかかることもあり、どうしても時差が生じてしまいますが、チャットなら世界のどこにいる相手とも一瞬でつながるため、特にビジネスシーンで至急回答が必要なときは大変便利です。

Eメールよりもっとカジュアルでもっとユーザーフレンドリー

チャットはEメールと比較すると、もっとカジュアルに会話感覚でコミュニケーションできます。
Eメールのように、ビジネス文書の形式や挨拶にこだわる必要もなく、すぐに本題に入れるため仕事の効率が上がるでしょう。
Eメールで、若干時差のある文書を交換するよりも、まるで会話するように文字を交換できるチャットは、お互いに親近感も持ちやすくなります。
これは、社内外とても大事なことです。

チームプレイにも最適

チャットはチームのコラボレーションにも最適です。
離れた場所にいてもチームで集まれるので、多数で意見を交換したりファイルを共有しプロジェクトを進めることができます。

文字だけではうまく伝えられない内容も、ビデオ機能を利用すれば、分かりやすく相手にプレゼンテーションできるかもしれません。
また、不明な点はその場ですぐに明確にできるので、時間のロスがありません。
同じことをEメールですれば何倍もの時間がかかるでしょう。

チャットの弱点とは

複数のアプリが必要

チャットアプリは、会話相手によって同じアプリをインストールする必要があるため、複数のアプリを使っている方も多いのではないでしょうか。

できるだけアプリの数を増やしたくない場合も、会話する相手によってアプリのインストールを求められるので、この点に関しては少し不便を感じるかもしれません。

Eメールの場合、メールの相手に合わせて特定のソフトウエアを入れる必要はなく、Eメールアドレスさえ入手すればどんなプロダイバーを利用していても送信できます。

また、複数のアプリを使っていると、同じ相手へ Line からコンタクトしたりMessengerからコンタクトしたり、コミュニケーションチャンネルが一貫しないことがあります。
ランダムに複数のアプリを使用し、同じ相手に複数のプラットフォームから連絡をしている人は、今すぐに開きたい大切なファイルがどのプラットフォームで受け取ったものか分からないといった経験があるのではないでしょうか。
プラットフォームの一本化ができないという点は、チャットの弱点の一つでしょう。

おわりに

チャットにはいくつかのデメリットがあるものの、スピードと利便性を兼ね備えた優れたコミュニケーション手段として、今後ますます利用する企業は増えていくでしょう。
社内専用チャットは多種多様に提供されているので、機能を比較した上で各企業に最適なシステムを導入することで、社内のコミュニケーションを円滑にしプロダクティビティの向上に役立つでしょう。

参考サイト:

https://www.theatlantic.com/technology/archive/2016/01/what-comes-after-email/422625/
https://apnews.com/50f4aa6f6b5943aba62ce613ca039f1b/Texting,-online-chats-get-a-%27like%27-at-more-small-businesses

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