利用率99パーセント!ビジネスシーンのEメールはまだまだ健在

利用率99パーセント!ビジネスシーンのEメールはまだまだ健在

今年2017年に、一般社団法人ビジネスメール協会が実施した「ビジネスメール実態調査2017」によると、仕事のコミュニケーション手段としてメインで使われているのは、Eメール(99%)であることがわかりました。
他のコミュニケーション手段では、年々確実にビジネスでの利用率が上がってきているソーシャルメディア系のメッセージングLINE (19.42%)、またテレビ会議(20.54%) などもランク入りしています。

Eメールは文書、メッセージングやチャットは会話といわれるように、2つのコミュニケーションツールは異なる属性を持っています。
そしてEメールとチャットには、ともにメリットとデメリットが存在します。

ここでは、Eメールとチャットのメリット、そしてデメリット、さらにこれらのビジネスエチケットについてご紹介いたします。

ビジネスメールとビジネスチャットのメリット、デメリットとは?

メールの場合

Eメールは、世界のどこにいても相手のEメールアドレスさえあれば、メッセージを送信できます。
Eメールで送信されるメッセージは、デジタル版の手紙のような役割をするため、チャットよりももっとプロフェッショナルな印象を与えます。

また、さまざまな形式のファイルを添付送信できるため、画像や文書などビジネスの書類を相手先に一瞬で送信できます。
テンプレートを作成しておけば、短時間でビジネスレターも作成できます。
メールの編集機能は多彩で、文字の大きさはもちろんのこと、色や太さを変更したりスペルチェックも行えます。

主なメリットはこんなところですが、デメリットはどうでしょうか。

まず、ビジネスで利用される以上、セキュリティ対策は必須なのでウィルス対策を行わなければいけないでしょう。
またスパムメールと間違われ、迷惑メールのファルダーへ配信され、送信先に無事に受信してもらえないということもありえます。

ほかには、チャットと比較すると、ビジネスライクになるため感情を表現するのが難しくなります。
電話であれば話し方で相手に気持ちを伝えることができますが、Eメール文書で絵文字等を使わずに気持ちを伝えるのは困難かもしれません。

ビジネスチャットのメリット・デメリット

チャットの最大のメリットは、やはり瞬時に相手に届くところでしょう。
特にビジネスシーンでは、返事を聞くまで話を次に進められないこともあるでしょう。

効率よくテンポよく仕事を進めたいときに、挨拶は省いてすぐに本題に入れ、しかもカジュアルな会話で話せるのは、Eメールのビジネスカルチャーとはまったく異なる部分でしょう。
スピード感のあるコミュニケーションができるという意味では、社内外でのコミュニケーションを頻繁にやり取りするようなプロジェクトには利便性が高いコミュニケーション手段です。

それではチャットのデメリットを見てみましょう。
メリットに反して、チャットはスピード感があるばかりに、忙しいときやすぐに返信ができないとき、早くレスポンスしなければいけないということが、プレッシャーになってしまうことがあります。

さらにメールのようにオーガナイズできないのもチャットのデメリットの1つでしょう。
現在はチャットワークやSlack など多機能なチャットアプリも出ていますが、検索機能があるとはいえすべて会話形式で表示されます。
過去のやり取りを確認したいとき、直近の会話すべてを読まなければ内容が理解できないのは、仕事の効率を下げてしまうかもしれません。

ビジネスエチケットの違い

またEメールとチャットではビジネスエチケットも異なります。
まずEメールの場合、チャットのようなライブ感はないものの、前出の「ビジネスメール実態調査2017」によると、なんと7割を超える人が24時間以内に返信がこないと遅いと感じていることがわかりました。
この結果から見て、ビジネスメールの返信は24時間以内に行うのが理想でしょう。

一方でチャットの場合、リアルタイムでコミュニケーションすることが前提となっているため、できるだけ早めに返信するのが良いでしょう。
幸いビジネスとは言えチャットの場合、メッセージの形式や挨拶などを細かく気にする必要はありません。
リアルタイムで応対できなかった場合でも、できるだけ“早く、短く、的確”に、レスポンスするのがエチケットでしょう。

おわりに

最近Eメールをコミュニケーション手段として利用するのは時代遅れだ言われていますが、この調査結果を見る限り、まだまだビジネスシーンはEメールが主流なのが一目瞭然です。
Eメールとチャットを、プロジェクトや相手によって使い分けることで、2つのメッセージツールのメリットを最大に活かしたコミュニケーションができるでしょう。

参考サイト:
http://president.jp/articles/-/23554
http://businessmail.or.jp/archives/2017/06/02/7246

Comments are closed.